Remote design sprints

Een design sprint geeft verdieping en validatie aan een businessprobleem. Door vier of vijf dagen samen te komen en te werken aan een businessprobleem, krijgt de innovatie een blijvende boost. Maar samenkomen in een gezamenlijke ruimte zit er voorlopig niet in vanwege het coronavirus. Met een remote design sprint laat je de innovatie niet stil vallen.

In deze crisistijd vormt thuiswerken de levenslijn voor vele kantoorbedrijven. Met enige aanpassingen gaat het werk grotendeels gewoon door. Het is dan ook de vraag of iedereen straks weer braaf naar kantoor zal gaan wanneer de corona-maatregelen dat toelaten. Thuiswerken heeft namelijk ook allerlei voordelen waardoor drie op de vier CFO’s nu overweegt om thuiswerken meer toe te passen, volgens een recent onderzoek van Gartner.

Ook design sprints kunnen prima locatie onafhankelijk worden gehouden als zogeheten remote design sprints.

Voor remote design sprints zijn er de volgende vijf voordelen:

1. Locatie en beschikbaarheid zijn geen probleem meer. Je bent geen tijd meer kwijt aan reizen. De experts en testers kunnen ongeacht hun locatie gemakkelijk aansluiten.
2. Geen aparte ruimte meer nodig. Het vinden en organiseren van een geschikte ruimte kan direct van de actielijst.
3. Geen papierwerk meer. Geen muren bedekt met post-its, sketches en blaadjes die je achteraf nog moet digitaliseren.
4. Ideeën bijdragen gaat vlotter. Het maken van suggesties en het spuien van ideeën gaat gemakkelijker zonder (slecht) handschrift of het claimen van ideeën. Alle input kan nu ook anoniem worden gegeven.
5. Meer tools voor de facilitator. Het communiceren van instructies, het volgen van de voortgang en het geven van persoonlijke aandacht gaat gemakkelijker online. Er is bovendien meer overzicht.

Remote design sprinting heeft ook nadelen. Het gaat erom dat je in kaart brengt wat er verandert en daar slim mee om gaat. Zo staan persoonlijk contact en de groepsdynamiek onder druk, maar zijn er ook allerlei handige online tools die het proces vergemakkelijken.

Een design sprint op locatie werkt als een snelkookpan. Een team van zes à zeven mensen werken vanuit een verschillende achtergrond samen aan een relevant businessprobleem. Design sprints zijn intensief en vragen om grote betrokkenheid. Breng je dat gehele proces online, wat verandert er dan? Vier punten:

1. Communicatie. Lichaamstaal omvat 55 procent van de communicatie. Opstaan en iets aanwijzen op een sketch kan niet meer wanneer je achter je laptop zit. Er is geen fysiek contact of een gezamenlijke ruimte om je in te uit te drukken waardoor communiceren meer moeite vraagt.
2. Persoonlijk contact. In de koffiebreaks even wat persoonlijks vertellen, een rondje lopen met de lunch of na de sprint samen een hapje eten. Teamleden krijgen vaak een betere band tijdens een design sprint op locatie en dat gebeurt vanzelf. Bij remote design sprints zul je daar gericht aandacht aan moeten geven.
3. Groepsdynamiek. Het samenzijn inspireert, prikkelt en daagt uit. Met elkaar fysiek bezig zijn en tastbare dingen maken, van post-it notes tot prototype, geeft enthousiasme en werkplezier. Breng je design sprints online dan zul je daar iets van verliezen.
4. Afleiding. Spelende kinderen, de partner of een huisdier wat opeens op schoot springt. De thuiswerkplek kent meer afleiding dan een aparte locatie speciaal ingericht voor de design sprint. Het is ook veel gemakkelijker om even een appje te beantwoorden of een binnengekomen e-mail te scannen. In het proces blijven kost meer energie en focus bij remote design sprints.

Technische issues vormen nog een andere uitdaging die remote design sprint met zich mee kan brengen. Een slechte internetverbinding of problemen met de microfoon of camera wil je zoveel mogelijk voor zijn.

Het op afstand doen van een Design Sprint kan in het begin erg uitdagend lijken. Maar met de juiste aanpak zijn remote design sprints geen uitdaging meer maar juist een extra stuk gereedschap in de toolbox die je heel gericht kunt inzetten. Een succesvolle remote design sprint vraagt om een goede voorbereiding, de juiste tools en een goede facilitering.

Veel van de nadelen van een remote design sprint kun je met een goede voorbereiding tegengaan. Voor audiovisuele problemen kun je vooraf testinstructies sturen. De verwachtingen en daarmee de ervaringen kun je managen door het proces en het doel van de design sprint goed te communiceren. Door online tools en de online workspace vooraf te testen, haal je al veel van de mogelijke frictie weg. Met kortere werkdagen en het opknippen van onderdelen creëer je ook meer ademruimte voor de teamleden.

Miro als whiteboard, Figma voor prototyping, Loom voor screen recording, Zoom voor videoconferencing en Slack voor chat. Er zijn bijzonder veel online tools beschikbaar waarmee je voor iedere situatie wel een specifieke tool kunt vinden. Kies niet alleen tools die werken zoals je wilt, maar besteed ook tijd aan het leren werken met de tools en zorg ook voor mogelijke alternatieven als er opeens één tool toch niet werkt zoals verwacht.

De facilitator stelt de regels, zorgt voor een prettig tempo en houdt bij elke deelnemer het proces in de gaten. Doe je een design sprint op afstand, dan is die rol nog belangrijker. Voor een groot gedeelte van de design sprint staat iedereens microfoon op mute, worden vragen via de chat gesteld en door de facilitator voor de hele groep geadresseerd. Bijkomende nieuwe taken zijn het creëren van extra ruimte voor persoonlijk contact en het maken van heldere afspraken om afleiding te beperken. Het inschakelen van een co-facilitator die de virtuele sticky notes verwerkt en ordent, maakt de facilitator vrij om het groepsproces te leiden.

Met de huidige corona-maatregelen biedt de remote design sprint de mogelijkheid om alsnog te blijven innoveren. Net zoals thuiswerken een blijvende boost krijgt, zal ook remote design sprinting een vaste werkwijze kunnen worden. Het interviewen van kennisexperts en het testen van het prototype met klanten gaat bij een standaard design sprint ook al prima op afstand. Wanneer de tools en online workspace eenmaal goed zijn ingericht en de facilitator een goede voorbereiding weet te maken, vult de remote design sprint je innovatie toolbox rijkelijk aan.

Wil je dit in het klein vrijblijvend uitproberen? We bieden op dit moment een gratis en vrijblijvende remote Digital Transformation Workshop aan. Lees er hier meer over.

Een groot gedeelte van Nederland werkt nu thuis. De geliefde VrijMiBo staat hierdoor ook op losse schroeven. We bedachten bij Label A daarom de virtuele vrijdagmiddagborrel. Vanaf 17.00 gaan de digitale kroegen open, met een karaokebar, muziekquiz en gezamenlijke Spotify-lijst. Ondertussen kan iedereen onderling chatten. Zien we je dan?